Privacyverklaring

Inhoud

• Inleiding
• Over Propria & Proprium
• Diensten
• Therapievormen
• Kwaliteit
• Voordelen Proprium Groep
• Algemene voorwaarden Proprium Groep
• Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg (Wkkgz)
• Algemene Verordening Gegevensverwerking – AVG
• Communicatie
• Privacyverklaring
• Gegevensbeschermingsbeleid
• Bijlage 1 Grondslagen
• Belangrijke informatie
• Gegevens Kamer van Koophandel en bank

Inleiding

Over Propria & Proprium

U heeft al kennisgemaakt met Propria en/of Proprium, maar wellicht heeft u nog behoefte aan meer achtergrondinformatie. Met dit document hopen wij al uw eventuele openstaande vragen te beantwoorden, zodat u met een vertrouwd gevoel de verbintenis met onze praktijk aangaat. Uiteraard kunt u ook altijd contact met ons opnemen.

Er is een duidelijk onderscheid tussen Propria en Proprium. Hieronder vindt u meer informatie over beide takken. Tijdens de kennismaking en gedurende het traject zal duidelijk worden of u baat heeft bij de dienstverlening van Propria of Proprium.

Propria
Zoekt u hulp bij psychische klachten? Loopt u telkens tegen bepaalde problemen aan? Heeft u weinig zelfvertrouwen? Goed nieuws: u hoeft het niet alleen op te lossen. Propria is er in tijden dat u een helpende hand kunt gebruiken. We oordelen niet, maar geven u een leidraad om tot nieuwe inzichten te komen. Propria kiest bewust voor behandelmethoden die zijn nut en effectiviteit in de praktijk of in wetenschappelijk onderzoek hebben bewezen.

Proprium
Functioneert u niet optimaal in uw werk? Of heeft u bijvoorbeeld moeite om werk te vinden en/of houden? Dat zijn typisch vraagstukken die bij Proprium aan bod kunnen komen. Door middel van coaching en counseling gaan we met uw situatie aan de slag. Het doel is ervoor zorgen dat u op werkgebied weer optimaal gaat functioneren. Coaching is zowel mogelijk voor bedrijven als particulieren. Het is een investering in uzelf die veelal vergoed wordt door de zorgverzekeraar, werkgever, Belastingdienst of het UWV.

Uw therapeut
Jan Aukes is de drijvende kracht achter Propria en Proprium. “Ik ben actief als therapeut, counselor en coach bij Propria en Proprium. Als register-, en psychosociaal therapeut ben ik goed onderlegd en ervaren, bovendien word ik voortdurend bijgeschoold en zijn er regelmatig intervisie bijeenkomsten met andere therapeuten. Dit garandeert een breed en modern aanbod van hulpverlening. Mijn aanpak is respectvol, geduldig en persoonlijk.”

Diensten

Tijdens een kennismakingsgesprek wordt duidelijk welke dienst het best bij uw situatie of vraagstuk past: therapie, coaching of counseling. Iedere dienst heeft zijn eigen aanpak.

Werkwijze
In het eerste gesprek gaat u samen met de therapeut op zoek naar het probleem waaraan u wilt werken. Dit kan een dieper gelegen probleem zijn dan het probleem waarom u contact zocht. U maakt samen met de therapeut een behandelovereenkomst en de therapeut zal u vragen om een legitimatiebewijs. Dit is door de wetgever opgelegd. Wat nog rest is het maken van vervolgafspraken.

Komt u voor een coachingtraject, dan wordt een coaching overeenkomst met u of uw werkgever opgesteld. Uw werkgever ziet in alle gevallen alleen een rekening. Er zal met uw werkgever nooit iets gedeeld worden uit de gesprekken die u heeft gevoerd. Meer informatie hierover vindt u op de bijgeleverde USB-kaart.

Therapie
Als u al langere tijd niet goed in uw vel zit, kampt met persoonlijke problemen of niet goed functioneert, kunnen we therapie inzetten. Uit onderzoek en ervaring weten we dat veel mensen psychische problemen hebben, maar dat deze vaak goed te behandelen zijn. Met behulp van therapie begeleiden wij u, zodat u weer optimaal kunt functioneren in het dagelijks leven. Therapie bij Propria betekent een aanpak op maat, waarin wij niet oordelen en er ruimte is om u zelf tot inzichten te laten komen. Over de verschillende therapievormen leest u elders in dit document meer.

Coaching
Een frisse blik, een sparringpartner of af en toe een luisterend oor: coaching vindt plaats in verschillende vormen. Het ligt eraan waar u behoefte aan heeft. Coaching bij Proprium is met name gericht op het werkende leven. Loopt u vast op uw werk of heeft u moeite met het vinden van een geschikte baan? Wij kunnen u begeleiden, waardoor u meer grip krijgt op uw situatie. Coaching is gericht op het hier en nu, op het huidige functioneren en op professionele ontwikkeling.

Counseling
Bent u in uw privéleven of op het werk in een ongewenste of ongemakkelijke situatie terechtgekomen? Door middel van counseling kunt u uw probleem of de situatie inzichtelijk krijgen. Bij deze effectieve vorm van hulpverlening komt de counselor snel tot de kern van het probleem, weliswaar op een respectvolle en geduldige manier. Het doel is om het evenwicht bij de cliënt of de besproken situatie te herstellen. Counseling kan ook preventief werken, bijvoorbeeld in het geval van dreigende relatieproblemen, stressvolle situaties of ingrijpende veranderingen. De nadruk ligt op het zelfoplossend vermogen van de cliënt. Een combinatie van coaching en counseling is ook mogelijk.

Therapievormen

Ieder mens is anders, daarom is er geen eenduidige aanpak als het gaat om therapie. Propria maakt gebruik van verschillende technieken. Datgene wat het meest aansluit bij het probleem en de oplossing daarvan wordt gehanteerd. Luisteren, doorvragen, steun bieden, confronteren of uitdagen: het ligt helemaal aan de situatie. Het accent van een sessie kan de ene keer liggen op ontspanning en de andere keer juist op actief bezig zijn. Soms wordt alleen gepraat, soms wordt ook met trance en hypnose gewerkt. Een en ander hangt samen met hoe de cliënt zijn/haar therapie zo optimaal mogelijk kan benutten.

Sessies
Het streven is om u in vijf tot vijftien sessies naar uw doel te begeleiden. Soms zal het langer duren of is er een aanloopje nodig om tot therapie te kunnen komen. Therapie is echter geen wondermiddel met garantie op succes. Het kan voorkomen dat u wordt doorverwezen naar een
andere specialistische hulpverlener die u, tevens medicamenteus, kan begeleiden.

Het kan ook gebeuren dat u het advies krijgt om uw huisarts in uw behandeling te betrekken, bijvoorbeeld als een medicamenteuze ondersteuning bij uw therapie goed zou zijn of er mogelijk sprake is van somatische problematiek.

Integratieve psychotherapie
Integratieve psychotherapie is een behandeling die wordt aangepast op de persoonlijke problematiek van een cliënt. Daarin staan de volgende vragen centraal:

• Wat voor iemand bent u?
• Hoe kijkt u tegen uw klachten en situatie aan?
• Wat wilt u veranderen en bereiken met psychotherapie?
• Wat zijn bij uw klachten de behandelmogelijkheden?

Afhankelijk hiervan wordt samen met u een behandelplan gemaakt. Daarin kunt u dus zelf aangeven waar u aan wilt werken. U wilt bijvoorbeeld van bepaalde klachten af of u wilt zich juist meer bewust worden van het ontstaan van uw klachten en waar het verband mee houdt. Hierin kan in de loop van de behandeling ook een verschuiving plaats vinden.

Meer informatie over integratieve psychotherapie vindt u op de website van Propria.

Kwaliteit

Kiest u voor de Proprium Groep, dan kiest u voor bewezen kwaliteit. Onze praktijk staat geregistreerd in diverse kwaliteitsregisters. Ook laten wij ons regelmatig bijscholen om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen op de verschillende vakgebieden. Jaarlijks vindt er een audit plaats om het niveau van de praktijk vast te stellen en te waarborgen.

Registraties:

• BIG-register (Niet inzake psychotherapie)
• Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ: 205040R)
• Sigma Theta Tau International (STTI / 0394181)
• Honor Society of Nursing Utrecht (HSNU / 03941181)
• Beroepsorganisatie voor Coaches (NOBCO / 4131)
• Nederlandse Netwerk voor Kwaliteitsmanagement / L1319)
• The European Association for Psychotherapy (EAP / 408465)
• Vereniging van Integraal Therapeuten (VIT: 490.16.A)
• Beroepsvereniging voor gespecialiseerde psychosociaal therapeuten (NVPA: 104126)
• Nederlands Instituut Belangenbehartiging Integrale Gezondheidszorg (NIBIG: 527002)
• Autoriteit Persoonsgegevens (m1639481)

Voordelen Proprium Groep

Het heeft diverse voordelen om met de Proprium Groep in zee te gaan. De volgende punten worden door huidige – en voormalige cliënten als zeer prettig ervaren.

• Er is geen wachtlijst. U kunt dus onmiddellijk terecht voor een afspraak.
• Afspraken buiten kantooruren of op zaterdag zijn ook mogelijk.
• U kunt terecht op meerdere locaties, te weten Den Bosch, Nijmegen, Arnhem en Tiel.
• Onze diensten worden vaak vergoed door bijvoorbeeld de zorgverzekering.
• We hebben een zeer strikt privacy beleid.
• De kwaliteit is gewaarborgd door registratie in diverse kwaliteitsregisters.

Overige informatie

De Proprium Groep is een transparant bedrijf dat graag eerlijk en open communiceert. Heeft u toch nog vragen, bijvoorbeeld naar aanleiding van deze informatie? Neem gerust contact op via onderstaande gegevens, wij staan u graag te woord.

Telefoon	026 – 200 51 10
Mobiel	06 – 50 97 94 29
Meteen een afspraak maken	026 – 200 51 10
Website	www.propria.nl
Info	info@proprium.nl
Voor cliënten	administratie@proprium.nl

Algemene Verordening Gegevensverwerking – AVG

Identiteit
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die Propria B.V. verricht ten behoeve van het verwerken van persoonsgegevens.

Bedrijfsgegevens
Propria B.V.
Meander 251
6825 MC Arnhem
026 – 200 51 10

Persoonsgegevens die worden verwerkt
Propria B.V. kan persoonsgegevens van u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Propria B.V., en/of omdat u deze zelf bij het invullen van het contactformulier op de website aan Propria B.V. verstrekt. Propria B.V. kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam
• adresgegevens
• geboortedatum
• geslacht
• burgerlijke staat
• telefoonnummer
• e-mailadres

Waarom heeft Propria B.V. deze gegevens nodig?
Propria B.V. verwerkt persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikbaar bent. Tevens verwerkt Propria B.V. de persoonsgegevens om u schriftelijk (per e-mail of per post) de factuur toe te kunnen sturen met betrekking tot verleende psychosociale therapie/hypnotherapie binnen het kader van de met u gesloten behandelovereenkomst.

Daarnaast kan Propria B.V. uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten behandelovereenkomst, bestaande uit het verlenen van psychosociale therapie/hypnotherapie. De persoonsgegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
• Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing/intervisie.

Als Propria B.V. vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal Propria u eerst informeren en expliciet uw toestemming vragen. Deze toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken.

De gevolgen van het niet verstrekken van persoonsgegevens door u aan Propria B.V. zijn:

• Propria B.V. kan u geen factuur toesturen. Hierdoor is het voor u niet mogelijk om de factuur te declareren bij de zorgverzekeraar en zo mogelijk in aanmerking te komen voor (gedeeltelijke) vergoeding van uw consult.
• Propria B.V. is, indien van toepassing, niet in staat om contact op te nemen met mogelijke andere deskundigen om optimaal af te stemmen m.b.t. uw hulpvraag/behandeltraject.

Hoe lang bewaart Propria B.V. uw gegevens?
Propria B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is volgens de daarvoor wettelijk vastgelegde termijnen. De gegevens in het cliëntendossier blijven, zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist, 20 jaar veilig bewaard in digitale kluis of in een afgesloten kast/ruimte.

Delen met derden
Propria B.V. verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is binnen het kader van de met u gesloten behandelovereenkomst en uw behandelplan. Hiervoor heeft u expliciet schriftelijke toestemming verleend in de behandelovereenkomst door het plaatsen van uw handtekening. De persoonsgegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gedeeld worden met derden:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete schriftelijke toestemming.
• Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.

Als Propria B.V. vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw persoonsgegevens of deze deelt met derden, dan zal Propria B.V. u vooraf informeren en expliciet uw schriftelijke toestemming vragen.

Websitebezoek
Op de website van Propria B.V. worden de algemene bezoekersgegevens niet bijgehouden. Wel kan Propria B.V. persoonsgegevens over u verwerken, omdat u deze zelf bij het invullen van het
contactformulier op de website aan Propria B.V. verstrekt. Propria B.V. kan in dat geval de persoonsgegevens verwerken zoals aangegeven in artikel 2 van deze privacyverklaring.

Rechten van cliënten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke per 25 mei 2018 gehandhaafd wordt, krijgt u meer mogelijkheden om voor uzelf op te komen als uw persoonsgegevens worden verwerkt. De AVG komt in de plaats van de oude Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Uw bestaande privacyrechten worden uitgebreid en er gelden 2 nieuwe rechten. Deze zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Uw privacyrechten

Het recht op dataportabiliteit
Het recht om persoonsgegevens over te dragen. Dit houdt in dat u het recht hebt om uw persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van u heeft. Ook kunt u vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Ten eerste gaat het alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Ten tweede gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met toestemming van de betrokkene verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren. Bij het recht op dataportabiliteit moet Propria B.V. de gegevens verstrekken in een vorm die het voor u makkelijk maakt om uw gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie.

Propria B.V. is daarom wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te verstrekken.

Het recht op vergetelheid
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Dit recht houdt in dat Propria B.V. in een aantal gevallen persoonsgegevens moeten wissen als u (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt. Het recht op vergetelheid geldt niet altijd.

Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing:

• Niet meer nodig:
  Propria B.V. heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor Propria ze heeft verzameld of waarvoor Propria B.V. ze verwerkt.
• Intrekken toestemming
  De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan Propria B.V. voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in.
• Bezwaar
  De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen directe marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van Propria B.V. om de persoonsgegevens te verwerken.
• Onrechtmatige verwerking
  Propria B.V. verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.
• Wettelijk bepaalde bewaartermijn
  Propria B.V. is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen.
• Kinderen
  De betrokkene is jonger dan 16 jaar en de persoonsgegevens zijn verzameld via een app of website (‘dienst van de informatiemaatschappij’).

Het recht op inzage
Dat is het recht om de persoonsgegevens die Propria B.V. van u verwerkt in te zien. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. U heeft het recht om te vragen welke gegevens Propria B.V. van u heeft. U heeft het recht om deze gegevens in te zien. In de AVG (artikel 15) staat dit recht beschreven als
‘recht op inzage’.

Tevens moet Propria B.V. bij inzageverzoeken u ook laten weten:

• Waarom Propria B.V. bepaalde gegevens verwerkt.
• Welke soorten persoonsgegevens Propria B.V. verzamelt.
• Indien van toepassing: aan welke organisaties Propria B.V. de persoonsgegevens doorgeeft.

Dit geldt ook voor gegevens die Propria B.V. doorgeeft aan organisaties in andere landen of aan internationale organisaties.

• Hoe lang Propria B.V. de persoonsgegevens bewaart.
• Welke privacy rechten mensen hebben: het recht om hun persoonsgegevens te laten wijzigen, aanvullen of wissen, om Propria B.V. te vragen om minder persoonsgegevens te verwerken en om bezwaar te maken als Propria B.V. hun persoonsgegevens verwerkt.
• Dat mensen het recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Indien van toepassing: van welke organisatie Propria B.V. persoonsgegevens heeft ontvangen als Propria B.V. deze niet zelf heeft verzameld bij de betrokken personen.
• Indien van toepassing: op basis van welke logica Propria B.V. een geautomatiseerd besluit over iemand neemt.

Het recht op rectificatie en aanvulling
Het recht om de persoonsgegevens die Propria B.V. verwerkt te wijzigen. Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of om persoonsgegevens aan te vullen. Propria B.V. is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die Propria B.V. verwerkt juist zijn. En dat Propria B.V. deze gegevens actualiseert als dat nodig is. Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor Propria B.V. die verwerkt, onjuist?

Dan is Propria B.V. verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Dus ook als de client Propria B.V. erop wijst dat zijn/haar gegevens niet kloppen of onvolledig zijn.

Derde partijen informeren
Heeft Propria B.V. onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen verstrekt? Dan moet Propria B.V. de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgeven. Als een betrokkene daar om vraagt, moet Propria B.V. ook vertellen welke organisaties zij op die manier heeft geïnformeerd.

Het recht op beperking van de verwerking
Het recht om minder gegevens te laten verwerken. Mensen hebben in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens.

Rechten van cliënten:

• Gegevens zijn mogelijk onjuist
  Geeft iemand aan dat Propria B.V. onjuiste persoonsgegevens gebruikt? Dan mag Propria deze gegevens niet gebruiken zolang Propria B.V. nog niet heeft gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.
• De verwerking is onrechtmatig
  Propria B.V. mag bepaalde gegevens niet verwerken, maar de betrokkene wil niet dat Propria de gegevens wist. Bijvoorbeeld omdat hij de gegevens later nog wil opvragen.
• Gegevens zijn niet meer nodig
  Propria B.V. heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor Propria ze heeft verzameld. Maar de betrokkene heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij hij betrokken is.
• Betrokkene maakt bezwaar
  Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet Propria stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij Propria B.V. dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Zo lang nog niet duidelijk is of de gronden van Propria zwaarder wegen, mag Propria B.V. de gegevens niet verwerken.

Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Sommige organisaties nemen een besluit op basis van automatisch verwerkte gegevens. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij profilering. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen recht op een menselijke blik bij besluiten die over hen gaan.

Voorbeelden zijn de automatische weigering van een online ingediende kredietaanvraag of verwerking van sollicitaties via internet zonder menselijke tussenkomst. Wilt u een besluit nemen op basis van automatisch verwerkte gegevens? En zitten daar voor de betrokken persoon consequenties aan? Dan heeft deze persoon het recht zich te beroepen op dit artikel. Dat betekent dat u een nieuw besluit moet nemen waarbij een mens de gegevens heeft beoordeeld.

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking
Verwerkt Propria B.V. persoonsgegevens op grond van een taak van algemeen belang? Of op grond van een gerechtvaardigd belang? Dan hebben de betrokkenen – de mensen van wie u gegevens verwerkt – altijd het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
Propria B.V. moet u informeren over het recht op bezwaar. Dit moet Propria B.V. doen uiterlijk op het moment van het eerste contact met u. Propria B.V. informeert u hierover door middel van het privacyreglement en tevens besteedt Propria B.V. hier nog aandacht aan tijdens het intake gesprek.

Verzoek binnen 1 maand uitvoeren
Propria B.V. is in de meeste gevallen verplicht om uw verzoek binnen 1 maand uit te voeren en u ook binnen 1 maand te laten weten dat dat is gebeurd. Tenzij Propria B.V. volgens de AVG niet verplicht is om aan uw verzoek te voldoen. Maar ook dan moeten Propria B.V. u dat binnen 1 maand laten weten.

Verzoek binnen 3 maanden uitvoeren
In uitzonderlijke gevallen mag Propria B.V. binnen 3 maanden reageren op uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer een verzoek heel complex is. Maar ook dan geldt dat Propria B.V. u wel binnen 1 maand moeten laten weten dat er meer tijd nodig is om het verzoek uit te voeren. Voor meer informatie:
zie www.rijksoverheid.nl – zoek op AVG en WGBO
en www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Het recht op duidelijke informatie/informatieplicht
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft een therapeut informatieplicht. Dit betekent dat Propria B.V. verplicht is om nieuwe en bestaande cliënten duidelijk te informeren over wat Propria B.V. met hun persoonsgegevens doet. Propria B.V. informeert en wijst cliënten op hun privacyrechten door middel van deze privacyverklaring. Nieuwe cliënten ontvangen deze privacyverklaring in PDF per e-mail als hun eerste afspraak bevestigd wordt door Propria B.V.. Tevens ontvangt de cliënt dan ook de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden van Propria B.V. Ook staat deze privacyverklaring in PDF gepubliceerd op de website van Propria B.V. ter informatie voor alle cliënten en geïnteresseerden. Daarnaast wijst Propria B.V. de cliënt in het intakegesprek mondeling nogmaals op alle rechten die een cliënt heeft en heeft de cliënt de ruimte om eventuele vragen hierover te stellen.

Door ondertekening van de behandelovereenkomst, verklaart de cliënt:

• het intake formulier naar waarheid te hebben ingevuld en informatie aan de therapeut naar waarheid te hebben verstrekt.
• de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden te hebben ontvangen van Propria en kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden en de betalingsvoorwaarden van Propria B.V., hiermee akkoord te gaan én zich hieraan te conformeren.
• de privacyverklaring te hebben ontvangen van Propria B.V. en kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring, op de hoogte te zijn van de informatie rondom privacy en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zijn/haar rechten vanuit de AVG én hiermee akkoord te gaan.

Verantwoordingsplicht

Onder de AVG geldt de verantwoordingsplicht. Dit betekent dat Propria B.V. aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet kunnen aantonen dat Propria B.V. aan de AVG voldoet. Propria moet onder meer kunnen laten zien dat ze cliënten goed heeft geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. Propria B.V. verstrekt hiertoe digitaal aan alle cliënten deze privacyverklaring. Ook staat deze privacyverklaring in PDF gepubliceerd op de website van Propria B.V. ter informatie voor alle cliënten en geïnteresseerden.

Daarnaast wijst Propria B.V. de cliënt in het intake gesprek mondeling nogmaals op alle rechten die een cliënt heeft en heeft de cliënt de ruimte om eventuele vragen hierover te stellen.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt meer verantwoordelijkheid bij Propria B.V. om aan te tonen dat Propria B.V. aan de privacyregels voldoet. Door te voldoen aan de verantwoordingsplicht (accountability) levert Propria B.V. een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het grondrecht van mensen op privacy.

De nieuwe regels dwingen Propria B.V. om goed na te denken over hoe Propria B.V. persoonsgegevens verwerkt en beschermt. De verantwoordingsplicht houdt in dat Propria B.V.moet kunnen aantonen dat de verwerkingen door Propria B.V. aan de regels van de AVG voldoen. Propria B.V. moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat een verwerking aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoet, zoals: rechtmatigheid, transparantie, doelbinding, juistheid.

Ook moet Propria B.V. kunnen laten zien dat de juiste technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens van cliënten te beschermen. Propria B.V. is verplicht om verantwoording af te leggen over uw gegevensverwerkingen wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt.

Op de zorgnota/factuur die u ontvangt van Propria B.V., staan de volgende gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat u deze nota kunt declareren bij uw zorgverzekeraar:

Privacy op uw zorgnota/factuur

Op de zorgnota/factuur die u ontvangt van Propria B.V., staan de volgende gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat u deze nota kunt declareren bij uw zorgverzekeraar:

• uw naam, adres en woonplaats
• uw geboortedatum
• de datum van de behandeling
• een korte omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘behandeling hypnotherapie’, of ‘psychosociaal consult’
• de kosten van het consult

Beveiliging

Propria B.V. neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en neemt de passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van Propria B.V. maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Klachten

Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of u wenst meer informatie over de beveiliging van door Propria B.V. verzamelde
persoonsgegevens, neem dan meteen contact op met Propria B.V., bereikbaar op de volgende manier:

Propria B.V.
Willemsplein 2
5211 AK Den Bosch
Jan-aukes@proprium.nl

Propria B.V. zet zich namelijk volledig in voor een zo goed mogelijke dienstverlening en bescherming van uw persoonsgegevens. Desondanks kan het voorkomen dat u het oneens bent met de manier van werken of handelwijze van Propria B.V. m.b.t. de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het beste kunt u dat dan meteen met Propria B.V. bespreken. Komt u er samen met Propria B.V. niet uit of heeft u een zodanige klacht over de bescherming van uw persoonsgegevens, dat u deze niet met Propria B.V. kunt of wilt bespreken, dan hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). U kunt uw klacht melden of hen een tip geven via deze link:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Uw klacht/tip kan een reden zijn om een onderzoek te starten. En met uw klacht/tip kunt u ook bijdragen aan de bescherming van de persoonsgegevens van alle Nederlanders.

Communicatie

Alle schriftelijke communicatie dient plaats te vinden via e-mail. Deze e-mail kan worden beveiligd door ons met het programma Zivver. Dit betekent dat er een extra handeling nodig is, namelijk het intoetsen van een code die u krijgt.

Er wordt niet ingegaan op privacygevoelige thema’s die via de social media of sms worden aangeboden. De 06 is echt alleen bedoeld voor het op korte termijn verhinderd zijn door wat voor oorzaak dan ook (niet voor het maken van een nieuwe afspraak). We nemen dan ook geen enkele verantwoordelijkheid voor uw privacy waar het gaat om data die via de mobiele telefoon of andere social media wordt aangeboden.

Privacyverklaring

Persoonsgegevens die wij verwerken
Propria B.V. verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Land
• Geslacht
• Telefoonnummer
• Mobiele nummer
• Fax-nummer
• Emailadres
• URL van de website
• Geslacht
• Bij relatietherapie: naam partner
• Geboortedatum
• BSN-nummer (wett. verplicht)
• Zorgverzekeraar
• Polisnummer
• Evt. afwijkend correspondentieadres
• Bankrekeningnummer
• Tenaamstelling bankrekening
• Plaats rekeninghouder
• BTW-nummer als een bedrijf betaalt
• KvK-nummer als een bedrijf betaalt
• Incassomachtiging wel of niet afgegeven
• Huisartsgegevens
• De begeleider(s)
• Datum eerste sessie
• Datum, duur van elke sessie
• Factuur van elke sessie en betaaldatum
• Datum laatste sessie
• Hoeveel sessies
• Resultaat van afgeronde begeleiding

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens
Proprium Groep verwerkt gegevens die nodig zijn voor uw behandeling. Dit omvat ook gevoelige of bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens. Voor het verwerken van deze persoonsgegevens vragen we om uw toestemming door middel van een toestemmingsformulier.

Voor de verwerking van persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar vragen we om toestemming van hun ouders of voogd.

Waarom we gegevens nodig hebben
Gegevens mogen niet nodeloos worden vastgelegd. De gegevens worden vastgelegd met de volgende doelen:

1. Zorgverzekeraars vragen om de identiteit aan de hand van een ID-bewijs te controleren. Ook de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg schrijft dat voor. Zorgverzekeraars vragen ook het verzekeringsrecht van cliënten bij Vecozo te checken. Daarvoor zijn BSN-nummer, geboortedatum, de zorgverzekeraar en het polisnummer vastgelegd.
2. Cliënten kopen bij ons een dienst die ze op basis van een factuur betalen.
3. Zorgverzekeraars stellen eisen aan de gegevens die daarop staan vermeld.
4. Om de voortgang van de therapie vast te leggen, worden door de cliënt en de therapeut verslagen gemaakt. De therapeut kan ook persoonlijke aantekeningen maken. Die worden allemaal in het dossier bewaard.
5. De WGBO schrijft voor dat wij alle dossiers tot 15 jaar na de laatste sessie bewaren. We bewaren daarom de dossiers en de administratie dus minimaal 15 jaar. En zeker langer dan 15 jaar als dat noodzakelijk is voor goede zorgverlening. Als een cliënt schriftelijk verzoekt om het dossier te vernietigen, dan wordt dat gedaan. Dat verzoek zelf wordt vervolgens minimaal 15 jaar gearchiveerd.

Wij mogen onder de AVG persoonsgegevens blijven verstrekken aan zorgverzekeraars. De regels die onder de huidige wet WBP (de voorganger van de AVG) gelden voor bijvoorbeeld het verstrekken van gegevens aan zorgverzekeraars voor de declaratie van zorgkosten, het aanvragen van machtigingen en het uitvoeren van formele en materiële controle blijven onder de AVG bestaan.

Delen met anderen

Proprium Groep deelt uw gegevens niet met derden zonder uw toestemming en zal deze alleen verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die in opdracht van ons gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Proprium Groep blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In kaart brengen websitebezoek

Propria B.V. gebruikt [bijvoorbeeld: functionele, analytische en tracking] cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar [e-mailadres]. Proprium Groep zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Beveiliging

Propria B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via jan-aukes@proprium.nl.

Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

• Alleen de therapeuten/coaches van Proprium Groep B.V. hebben strikt op een ‘need to know basis’ toegang tot de administratie en de dossiers.
• Bij wanbetaling worden alleen die gegevens aan een incassobureau gegeven die nodig zijn voor het incasseren.
• Bij softwarematige problemen hebben bedrijven die verantwoordelijk zijn voor de medische software zeer sporadisch toegang tot de administratie.
• Onze website is gehost bij PRODE. Die partij kan in het kader van de AVG als gegevensverwerker worden beschouwd. Zij verzamelt statistische gegevens zoals dat voor providers gebruikelijk is.
• De cliënt heeft het wettelijke recht om zijn dossier in te zien. Wil een ander, bijvoorbeeld een partner of een andere zorgverlener, het inzien dan kan dat alleen na schriftelijke toestemming van de cliënt.
• Collegiaal overleg met een zorgverlener buiten de Proprium Groep kan alleen geschieden na schriftelijke toestemming van de cliënt.

Gegevensbeschermingsbeleid

Proprium Groep verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Naam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Land
• Geslacht
• Telefoonnummer
• Mobiele nummer
• Fax-nummer
• Emailadres
• URL van de website
• Geslacht
• Bij relatietherapie: naam partner
• Geboortedatum
• BSN-nummer (wettelijk verplicht)
• Zorgverzekeraar
• Polisnummer
• Evt. afwijkend correspondentieadres
• Bankrekeningnummer
• Tenaamstelling bankrekening
• Plaats rekeninghouder
• BTW-nummer als een bedrijf betaalt
• KvK-nummer als een bedrijf betaalt
• Incassomachtiging wel of niet afgegeven
• Huisartsgegevens
• De begeleider(s)
• Datum eerste sessie
• Datum, duur van elke sessie
• Factuur van elke sessie en betaaldatum
• Datum laatste sessie
• Hoeveel sessies
• Resultaat van afgeronde begeleiding

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Contact opnemen met cliënten
• Cliënten informeren over wijzigingen van diensten en producten
• Het afhandelen van betalingen
• Het verzenden van nieuwsbrieven
• Onderhouden van een Elektronisch Patiëntendossier (EPD)
• Afnemen van testen
• Contacten met mede behandelaars
• Doorverwijzing
• Gebruik door waarnemer bij ziekte, vakantie of plotseling overlijden therapeut

Proprium Groep verwerkt gegevens op basis van de in bijlage één genoemde grondslagen.

De cliënten die diensten afnemen bij Proprium Groep hebben het recht op informatie, inzage, correctie, vergetelheid en dataportabiliteit. Ook hebben zij het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De cliënten kunnen een e-mail sturen naar [e-mailadres] om een verzoek tot een van deze rechten te doen.Deze rechten en de manier waarop de rechten uitgeoefend kunnen worden zijn ook terug te vinden in de privacyverklaring, welke is gepubliceerd op de website.

Proprium Groep zorgt ervoor dat er voldaan wordt aan de beginselen van de verwerking van persoonsgegevens. Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

De cliënten hebben het recht op dataportabiliteit. Proprium Groep zorgt ervoor dat de gegevens in een hanteerbaar en veelgebruikt bestand naar de cliënten opgestuurd kunnen worden.

Proprium Groep heeft de volgende organisatorische en technische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen:

• Anonimiseren of pseudonimiseren van gegevens
• Gebruik maken van (dubbele) wachtwoorden
• Op slot doen van archiefkasten
• Back-up bewaren in een kluis
• Back-up bewaren in een cloud

Proprium Groep hanteert de volgende wettelijke bewaartermijn van vijftien jaar. Bij cliënten jonger dan 18 begint deze bewaartermijn op hun achttiende verjaardag.

Bijlage 1 Grondslagen

• Toestemming van de betrokken persoon.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.